Летом этого года к нам обратилась компания с серьёзной проблемой. После того, как наша компания в мае восстановила ей учет, выяснилось, что бухгалтер изначально сдала декларацию, согласно которой компания должна была выплатить на 900 000 рублей налогов больше, чем надо было бы при корректном учете. При этом, у клиента не было таких денег и необходимость оплатить эту сумму ставила их на грань банкротства.
После восстановления учета и корректировки отчетности, нам удалось сократить сумму налогов на эти 900 000 рублей, а остальные налоги клиенты постепенно выплатили самостоятельно.
Такая ситуация возникла из-за некорректного ведения учета, и что уж говорить - банальной некомпетентности. А ведь правильное ведение учета и своевременная сдача отчетности помогли бы избежать подобных ситуаций.
Это не единственный случай проблем из-за бухгалтерской некомпетентности, с которыми нам пришлось столкнуться. Мы составили небольшой список популярных ситуаций, в которых такие проблемы могут возникнуть и которые руководитель компании мог бы отследить даже без бухгалтерского образования.
Обратите на них внимание. Возможно и в вашей компании есть подобные сигналы.
Симптомы некомпетентности бухгалтера
- Вам постоянно приходят штрафы и пени, не понятно за что, даже если вы не допускаете нарушения сроков оплаты налогов и ваш бухгалтер не может объяснить откуда берутся эти санкции
- Отчеты сдаются с опозданием или сдается несколько корректировочных деклараций за один и тот же период и бухгалтер не может внятно объяснить, зачем она это сделала.
- Документы постоянно теряются, нет порядка и системы в их учете.
- Бухгалтер создает препятствия, когда вы пытаетесь проверить бухгалтерию или провести аудит.
- Бухгалтер постоянно допускает небольшие недочеты, и относится к своей работе небрежно. Это всегда приводит к ошибкам в учете со всеми вытекающими последствиями.
- Систематически блокируются счета.
- Бухгалтер “подвисает”, или тратит много времени в ответ на вопросы о текущем финансовом состоянии или отдельных показателях компании, например не знает рентабельность компании, не может сформировать структуру расходов компании, или объяснить почему динамика у прибыли именно такая.
- Бухгалтер не предлагает идей, как улучшить учет и финансы компании, меры или идеи по оптимизации налогов.
- Бухгалтер хочет получать зарплату, которая не соответствует результатам его работы.
Все эти симптомы говорят о неумении бухгалтера вести корректный учет, о его некомпетентности. Тревогу нужно бить, даже если вы заметили проявление всего лишь нескольких из них. В противном случае это приведет к серьезным для вашего бизнеса последствиям.
На нашей памяти много случаев, когда игнорирование проблемы некомпетентности бухгалтера приводило к постоянным блокировкам счетов, штрафам, требованиям со стороны налоговой. Это ухудшает вашу репутацию в глазах клиентов и сотрудников. В конце концов все может закончится неспособностью отвечать по своим обязательствам и приведет к банкротству компании.
Проблемы с налоговой не единственный негативный момент в этой истории. Вы можете потерять крупный контракт, если к примеру контрагент запросит отчетность для проверки вашей финансовой устойчивости. Представляете результат, если она будет плохой? А в случае с тендерными торгами, вообще можно попасть в список неблагонадежных поставщиков. В такой ситуации “черная метка” надолго останется с вашей компанией.
Да и получить кредит, не имея красивой и корректной бухотчетности будет довольно проблематично.
У нас есть еще несколько примеров ситуаций, когда клиенты сталкивались с некомпетентностью бухгалтера.
Кейсы клиентов
Как ошибки в учете привели к неправильному расчету себестоимости и, как следствие, неверной интерпретации финансовой устойчивости бизнеса.
К нам обратился клиент, который столкнулся с такой проблемой, как постоянное увеличение товарных остатков по данным бухгалтерского учета при фактически том же уровне товара по данным инвентаризаций. Их бухгалтер не могла понять, почему товарные запасы в балансе растут. Мы провели аудит и выявили такую неявную проблему, как “зависание” на складе себестоимости товаров, которые уже проданы. Это была техническая ошибка в программе учета, поскольку оприходование товара производилось в тот же день, что и реализация, но не несколько минут позже. Соответственно, когда в учете проводилась реализация, товара технически, на складе не числилось и товар продавался “в минус”, а себестоимость в расходы не списывалась, так как нечего было списывать. Когда через несколько минут проводился приход товара, количество обнулялось, минус на плюс, а себестоимость “подвисала” как остаток на складе. Ошибка не исправлялась, остатки копились и дошло до того, что более 20% себестоимости не списывалось в расходы, соответственно, рентабельность и чистая прибыль были сильно завышены. Директор не понимал, сколько на самом деле зарабатывает компания. Это особенно критично, учитывая активное расширение сети магазинов: на момент обнаружения ошибки у клиента было 5 магазинов, а сейчас уже 25 по всей стране. Допущение ошибок в расчете себестоимости, даже на 1%, могли привести к потерям более 5 млн рублей для компании и стать серьезной проблемой.
Мы приступили к работе: восстановили учет, провели инвентаризацию склада, выявили и списали “зависшую” себестоимость. Затем мы начали ежемесячно контролировать корректность списания себестоимости при продаже, учитывая особенности работы 1С.
А “всего лишь” бухгалтер не знала алгоритмы работы 1С.
Такие “мелкие” ошибки, умноженные на количество товара, серьезно исказили в итоге финансовую картину работы компании.
Бухгалтер допустил ошибки в учете и исчез, а компания попала на штрафы в 400 000 рублей
Другая история с клиентами, которые обратились к нам за восстановлением учёта. Их ситуация оказалась довольно сложной: у них была выездная налоговая проверка, и в этот момент их бухгалтер, который не был трудоустроен и был “приходящим”, перестала выходить на связь. Проверка показала, что она допустила серьезные ошибки в учёте, из-за чего компания доплатила налогов на сумму порядка 300-400 тысяч рублей.
Так называемый “приходящий” бухгалтер не обременен ответственностью за ошибки и оплошности, которые может допустить в своей работе. В случае проверок и доначислений руководство компании не может возложить ответственность на такого бухгалтера и обязать его компенсировать убытки, да и на штатного бухгалтера тоже: ведь в соответствии с текущими нормами законодательства, директор несет ответственность за деятельность компании и обязан грамотно подбирать специалистов. Незнание или ошибки в учете не освободят от ответственности и штрафов. Чего не скажешь об аутсорсинговой компании. Хорошие аутсорсинговые компании в договоре прописывают и несут ответственность за своевременность и корректность ведения учета, в случае проблем им можно выставить претензию и компенсировать убытки за их счет.
Наша принципиальная позиция - нужно обязательно страховать свою профессиональную ответственность - в случае крупных штрафов клиенты не должны переживать хватит ли денег у аутсорсинговой компании оплатить штрафы или нет - страховая компания покроет убытки.
Времени было мало и мы в ограниченные сроки решили проблему клиента.
Взяли на себя ответственность за коммуникацию с налоговой службой. Налоговики пошли нам навстречу, предоставив дополнительное время для разбирательств. Мы тщательно изучили все аспекты проблемы вместе с инспекторами, после чего подготовили и подали необходимые корректировки к доплате. Кроме того, мы подготовили и написали ходатайство об уменьшении суммы штрафов, в результате чего штрафы по акту проверки были уменьшены в 8 раз.
Всё это произошло на фоне того, что бухгалтер, ответственный за учёт, бросил клиентов в такой критический момент.
Некомпетентность бухгалтера в кадровом учете привели к штрафам в 20 000 рублей
“Забыла” оплатить страховые взносы и получила блокировку счета
Организация обратилась к нам с проблемой странных штрафов от ПФР. Они попросили нас проверить их учет. Мы выяснили, что бухгалтер не знал о новых сроках сдачи отчетов при найме и увольнении сотрудников. Отчеты должны быть сданы не позднее следующего рабочего дня после найма или увольнения, но бухгалтер сдавала их до 15 числа следующего месяца, как при изменении должности сотрудника.
Это один и тот же отчет, но с разными сроками сдачи для разных ситуаций. Из-за этого за каждого нанятого или уволенного сотрудника начислялся штраф в 500 рублей. Например, за 16 человек штраф составил 8 000 рублей. Из-за таких недоразумений общая сумма штрафов достигала 20-30 тысяч рублей в квартал.
–
Как видите, ситуации все абсолютно разные и к каждой из них привела некомпетентность бухгалтера. В одних случаях это несвоевременная сдача отчетности, в других — банальное непонимание как правильно вести учет.
Некомпетентность в бухгалтерском учете приводит к проблемам и кризисам в бизнесе: от недочетов в налоговой отчетности, ведущих к значительным штрафам и пеням, до ошибок в финансовом учете, способных исказить реальное положение дел в компании и привести на грань банкротства.
Для того, чтобы руководителю или собственнику бизнеса держать руку на пульсе и вовремя отследить и предотвратить подобные проблемы, предлагаем обратить внимание на следующие рекомендации:
- пройдитесь по всем симптомам, которые мы даем вначале статьи;
- пригласите независимых аудиторов и проводите систематическую проверку работы бухгалтера
- закажите у сторонней аутсорсинговой компании проверку отчетности
- регулярно запрашивайте у своего бухгалтера сверку с бюджетом, чтобы понять какие там есть расхождения и долги;
- если приходят штрафы и пени попросите бухгалтера сделать отчет, почему эти штрафы и пени приходят, и требуйте объяснения;
- Регулярно просите Вашего бухгалтера анализировать бухгалтерскую отчётность и давать вам краткие пояснения. Она должна чётко формулировать из чего, состоят расходы компании, как влияет их динамика на чистую прибыль и рентабельность и т.д.
Как видите, деталей и проблемных ситуаций очень много и мы не осветили даже десятую их часть.
Бухгалтерия - это сложная область, полная нюансов и законодательных тонкостей. Если ваш бухгалтер не обеспечивает своевременность и аккуратность в работе с отчетностью, возможно, стоит подумать о его замене.
Обратите внимание на симптомы. Если вы замечаете проблемы, переобучение вашего бухгалтера может быть затруднительным. Для вашего бизнеса быстрее и эффективнее будет воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Такая компания займется всеми вопросами учета, отчетности, оптимизации налогообложения и даже предоставит полезные рекомендации по управлению финансами. При этом аутсорсинговая компания несет полную ответственность за свою работу. И мы, "Статера-Эксперт", являемся одной из таких компаний.
Если вы уже столкнулись с проблемами, которые мы описываем в этом тексте или хотите избежать их появления, предлагаем вам прийти на бесплатную консультацию. На этой встрече мы рассмотрим вашу ситуацию и подскажем, что нужно сделать, чтобы избежать подобных проблем, установить культуру учета и вместо того, чтобы думать о проблемах, фокусироваться на росте бизнеса.
Пишите на:
